Voici quelques nouvelles des délégations au travers de Compass – La voix des Délégations de l’UE – Janvier 2017

Chers collègues en délégation,

Permettez-moi de partager avec vous les sujets sur lesquels le Comité local du personnel Hors Union (CLPHU) a eu l’occasion de se pencher lors de la session plénière de novembre 2016. Ce fut l’occasion pour le Comité de continue le dialogue avec les services de la SEAE, la DG DEVCO, la DG NEAR, la DG HR, concernant un certain nombre de sujets spécifiques aux délégations de l’UE.

La dernière enquête auprès du personnel confirme qu’il existe toujours un sentiment général au sein des délégations que le siège ne se soucie pas de nous ou ne comprend pas l’environnement et les conditions particulières dans lesquelles nous travaillons. C’est pourquoi, je crois sincèrement qu’il est maintenant le moment de se réunir pour discuter collégialement avec notre management de l’avenir des délégations, en particulier en ce qui concerne notre environnement de travail et nos attentes légitimes.

Depuis le début de notre mandat, j’ai annoncé que le CLPHU serait redevable de son travail, de la qualité de ses actions et des résultats obtenus. Nous travaillons sans arrêt sur un certain nombre de questions que nous considérons comme prioritaires pour les délégations. Je reste convaincu que l’amélioration de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, des carrières et de notre sécurité peuvent se réaliser en partenariat avec notre administration et avant l’échéance du mandat du CLPHU en 2018. Dans cet esprit, je reste toujours ouvert à vos préoccupations, propositions et critiques. Adelante !
Stefano Varriale (Président du CLPHU)

ENQUETE DU PERSONNEL 2016

Les résultats de l’enquête auprès du personnel de la DG DEVCO, présentés lors de la plénière du CLPHU révèlent des niveaux de satisfaction similaires dans les délégations et au siège . Or, la parti-cipation du personnel des délégations reste insuffisante en dépit des efforts du CLPHU et de la hiérarchie à encourager toutes les catégories de personnel à s’impliquer davantage et faire part de leurs points de vue et leurs commentaires. Dans les délégations, les agents contractuels GF IV ont exprimé le degré d’insatisfaction le plus élevé, tandis que les agents locaux demeurent généralement plus satisfaits que les autres catégories de personnel. D’une manière générale, le fait que le personnel en délégation soit éloigné du siège, où se prennent la plupart des décisions relatives aux ressources humaines et financières, entraîne inévitablement une certaine frustration à laquelle il convient de remédier.

Les niveaux de satisfaction de la DG DEVCO sur un certain nombre d’indicateurs sont faibles et considérés comme «problématiques», étant donné que la moyenne pour la plupart des domaines se situe en dessous de celle du siège et d’autres DGs. La hiérarchie reconnaît désormais la nécessité de mettre en place une approche ciblée et spécifique pour les délégations, qui fonctionnent dans un environnement très particulier et souvent difficile.

En ce qui concerne l’enquête auprès du personnel de la DG NEAR, des différences significatives entre les résultats du siège et ceux des délégations ont été mises en évidence. La DG NEAR travaillera à la mise en oeuvre de mesures de suivi ciblées pour le personnel en délégation, qui sera étroitement coordonné avec le SEAE, chaque délégation étant une entité à part entière indépendamment de la source de financement du personnel.

Dans l’ensemble, les problèmes liés à la progression de carrière et à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, sont les plus cités par certaines catégories de personnel. Le CLP HU a donc demandé à participer aux groupes de travail afin de veiller à ce que la voix des membres du personnel en délégation soit pleinement prise en considération et qu’une feuille de route avec des mesures applicables soit développée. Les plaintes répétées au sujet de la réduction disproportionnée des jours de congés dans les délégations est considérée comme une décision unilatérale du siège, au mépris de la réalité d’une affectation hors UE. Ceci a créé un sentiment d’injustice inutile, voire une amertume susceptible d’avoir un impact négatif sur l’atteinte des objectifs à moyen et long terme. Un compromis raisonnable et professionnellement défendable devrait être conclu dès que possible et le CLP HU a insisté sur cette nécessité auprès du CLPHU du SEAE, de DEVCO/NEAR et la DG HR.

OPTIMUS ET REGIONALISATION

Le processus de régionalisation s’est conclu avec succès dans certaines zones géographiques telles qu’en Amérique latine et dans les Caraïbes. Le CLPHU suivra attentivement l’évolution du processus dans d’autres zones qui pourraient être concernées, comme l’Afrique – Moyen-Orient. Toutefois, l’émergence de nouvelles priorités, notamment dans les domaines tels que la migration, le changement climatique ainsi que les nombreux autres objectifs courants de la Commission à l’ordre du jour, pousse la hiérarchie à revoir régulièrement l’attribution des moyens. De même, les perspectives liées à l’incidence du Brexit et en particulier l’impact financier potentiel sur le budget général de l’Union Européenne, constituent une préoccupation. Il est néanmoins prématuré d’envisager les suites de la Régionalisation et d’Optimus. Au final, il n’y aura sans doute pas de nouvelles réductions de ressources au cours de 2017.

Lors de la première vague de régionalisation impliquant les pays du voisinage, des postes ont été transférés des délégations à Bruxelles pour l’établissement de centres régionaux. L’administration du SEAE a fait tout ce qui était en son pouvoir pour réduire au strict minimum les mesures de licenciement. En effet, sur un total de 56 postes supprimés, seuls 12 collègues ont été licenciés. Pour les 44 autres, des solutions ont été trouvées dans leur délégation respective. Le résultat est beaucoup plus favorable que lors du WLAD où environ 65 % des suppressions de postes s’étaient conclues par des licenciements, ce taux s’élevant à 21 % concernant l’exercice de régionalisation.

Le CLP HU a attiré l’attention sur les pays en situation de crise durable où, en particulier les collègues agents locaux subissent une situation politiquement instable et sont soumis à des conditions de vie difficiles. Le CLP HU a demandé au SEAE de ne pas mettre fin aux contrats de ces agents et de soutenir nos collègues qui ont démontré leur loyauté vis-à-vis de l’institution.
Le CLP HU fait également part de la préoccupation croissante des agents locaux suscitée par l’approche très rigide du comité 18.6. Le SEAE a cependant indiqué qu’il existe une certaine flexibilité, dans ce domaine puisque les exigences légales sont complétées par des mesures supplémentaires comprenant l’allocation scolaire et une contribution salariale additionnelle pour enfants dépendants.

À ce jour, il n’existe aucune information précise quant à l’efficacité des résultats du premier Centre Régional. Du temps sera nécessaire afin d’évaluer si cette réorganisation a engendré de réelles améliorations et augmenté l’efficience des tâches administratives concernées. Une évaluation aura lieu en 2017 et il n’est pas exclu que certaines tâches puissent être à nouveau attribuées aux délégations.

DROITS ET OBLIGATIONS

Le CLPHU a rappelé à la Division Droits et Obligations du SEAE, son inquiétude sur les conséquences sociales considérables que peuvent entraîner des économies budgétaires mineures dans les délégations. En particulier, la menace sur la qualité de l’éducation des enfants du personnel n’a pas disparu et une fois de plus, certains membres du personnel seront touchés plus que d’autres, en particulier ceux à faible revenu, familles à revenu unique et celles avec plusieurs enfants en âge d’être scolarisés. Le CLP HU continue de plaider en faveur d’une approche réaliste et équitable en ce qui concerne les coûts de l’éducation (de type A et B) pour le personnel en délégations et encourage fortement tant le SEAE que la COMM à trouver d’autres moyens afin de réaliser des économies et, ainsi, éviter des répercussions négatives sur la qualité de l’éducation de nos enfants. Les cas individuels devraient être évalués avec précaution et tenir compte de la réalité du marché de l’éducation dans chaque lieu d’affection. A ce titre, le CLP HU estime qu’un système de dérogation ad hoc devrait demeurer.

L’indemnité de conditions de vie annuelle(ICV) a été clôturée, pour la première fois, avant la fin de 2016. CLPHU a noté certaines améliorations en matière d’échange d’informations entre le SEAE et le groupe de travail ICV. Toutefois, il est regrettable de constater qu’aucune des recommandations faites par le groupe de travail sur les propositions du SEAE n’a été retenue. Par ailleurs, des inquiétudes demeurent sur la méthodologie d’évaluation des paramètres ICV, en particulier en ce qui concerne la sécurité et la santé. A ce titre, le CLPHU a plaidé, via le groupe de travail, pour une révision de la méthodologie qui pourrait tenir compte de sources d’information plus fiables et plus objectives.

SECURITE

La division de la sécurité du SEAE a fait état des efforts importants déployés afin d’améliorer la sécurité et réduire les risques du personnel en délégations. L’Autorité Budgétaire a approuvé un renforcement budgétaire afin que 24 agents contractuels supplémentaires soient recrutés et ainsi accroître le nombre de RSO de 34 à 58. 15 nouveaux RSO ont donc pris fonction en décembre, tandis que les autres commenceront au cours du premier trimestre 2017. Lorsque les recrutements seront terminés, la majorité des délégations avec un niveau de menace élevé ou critique auront un RSO in situ.

Les enseignements tirés des expériences récentes (Turquie, Népal) ont démontré l’importance d’insister sur le renforcement de la formation au niveau local. En complément du budget annuel de 55 millions d’euros pour la sécurité, des crédits supplémentaires ont été mis à disposition pour la formation à la sécurité et l’acquisition de matériel de sécurité, y compris des véhicules blindés et de l’équipement de protection individuel. L’entrepôt principal du siège du SEAE a été réapprovisionné avec des trousses médicales et d’autres équipements pour approvisionner les délégations en fonction des besoins. Un nouveau contrat-cadre a été conclu pour les systèmes radios et plu-sieurs réseaux sont en cours de modernisation.

La plateforme d’apprentissage en ligne pour les formations liées à la sécurité est pleinement opérationnelle depuis juillet 2016. Afin d’accroître le niveau de sensibilisation individuel dans ce domaine, tous les membres du personnel sont appelés à suivre le cours BASE et pour les zones à risques plus élevés, le cours SAFE. La participation du personnel des délégations ne cesse de croître avec, à ce jour, 2480 certificats BASE et 1186 certificats SAFE1 délivrés. Il est également recommandé aux membres des familles de suivre ce cours.

Une demande de projet de développement informatique d’un nouveau portail de sécurité a été retenue afin d’améliorer le système de sécurité informatique ESDAP. Dans ce cadre, d’autres modules liés à la sécurité seront également développés.

Le SEAE a partagé des informations sur la manière dont les délégations ont géré les récentes crises majeures. En ce qui concerne celle au sud Soudan et au Burundi, il faut souligner l’aide apportée pour faciliter la protection puis l’évacuation des agents locaux dans des pays limitrophes. Le CLPHU a apprécié ces progrès et a plaidé pour généraliser ce type d’assistance/de protection aux agents locaux lors d’autres situations de crise.

Afin d’améliorer la capacité des délégations à gérer les situations de crise, le SEAE mène également des négociations avec la force européenne de gendarmerie (EUROPEAN GENDARME FORCE) afin d’évaluer la possibilité de conclure un accord pour une formation spécialisée supplémentaire. Le siège du SEAE et la DG ECHO sont également engagés sur la conclusion d’un contrat-cadre pour les évacuations sanitaires dans les lieux d’affectation où les vols commerciaux et/ou les opérateurs spécialisés ne sont pas disponibles.

Un autre point souligné par la division Sécurité du SEAE a été le rôle clé joué par les sociétés de sécurité contractées par les délégations. A cet égard, il est essentiel que des termes de référence précis et exigeants soient rédigés par les délégations lors du renouvellement des contrats correspondants , y compris ce qui concerne des conditions de travail décentes pour les gardes, des mesures de formation continue, des uniformes, des perspectives de carrière.

En conclusion, le rôle d’agent de permanence (Duty Officer) dans les délégations a été discuté. En effet, des collègues se plaignent souvent de la responsabilité et de la charge de travail supplémentaire que cela implique. Le CLPHU a noté en particulier des cas où des collègues de permanence avaient été obligés de se rendre rapidement à la délégation pendant la nuit, après le déclenchement d’une alarme. A ce sujet, le SEAE a souligné qu’en cas d’incident la principale responsabilité de l’agent de permanence n’était pas d’agir comme un agent de police ou un pompier mais de transmettre immédiatement l’information au CdD/RSO, ayant la responsabilité de décider d’une action appropriée. Les chefs de délégation devraient spécifier d’autres mesures à prendre par l’agent de permanence dans les instructions locales correspondantes. Compte tenu de la particularité de chaque délégation, il est impossible pour le SEAE de définir des règles spécifiques communes concernant cette fonction. Il est donc nécessaire que chaque délégation élabore sa propre liste de contact et ses instructions particulières. Le CLP HU a également été informé de la nomination récente d’un Security Advisor à la DG DEVCO qui travaillera en étroite collaboration avec les services du SEAE et ECHO.

1 Staff may access the e-learning tools at the following link: https://webgate.ec.europa.eu/eeas/security-elearnings 

ASSURANCE MALADIE POUR LES EXPATS

Pour la première fois, le CLPHU a rencontré l’unité responsable de la gestion assurance maladie complémentaire pour le personnel en délégation (PMO Ispra). La prise de conscience des règles importantes applicables au personnel en délégation a été soulevée et notamment sur la différence substantielle des plafonds de remboursement si un traitement médical est effectué dans des pays tiers (jusqu’à 5 fois le plafond) ou dans l’UE (pouvant atteindre 150 % du plafond). Des informations détaillées sur les règles applicables se trouvent dans le guide des délégations de l’Union accessible sur l’EEAS Zone2.
Le PMO a informé le CLPHU qu’en cas de frais médicaux importants liés à une hospitalisation, les collègues en délégation peuvent demander une avance, et éviter ainsi une démarche fastidieuse de «prise en charge», via une procédure qui se trouve sur MyintraComm3. Un formulaire doit être complété, joint à un devis émis par l’hôpital et envoyé à PMOCONTACT indiquant clairement le statut du collègue affecté hors UE.

La CLPHU s’est renseigné sur le type la couverture que le régime d’assurance maladie pourrait fournir aux reconnus. En particulier, la question des différents traitements en matière d’union civile/partenariat reconnu régis par des législations similaires dans différents États Membres (càd France, Espagne, Belgique, Italie) a été examinée. Le PMO évalue à présent soigneusement les différentes situations avec le service juridique et informera le CLPHU dès l’adoption d’une décision.

AGENTS LOCAUX
Révision des Règles Cadre

Les Règles Cadre actuelles datent des années 1990. Une révision s’avère donc nécessaire. La négociation avec les OSPs (syndicats du SEAE et COMM) débutera en 2017. L’Administration se coordonnera dans ce processus avec l’ensemble des syndicats et le CLPHU a créé une Task Force qui travaillera sur les propositions appropriées de la réforme.

Révision de Salaire

L’administration a fait état du résultat consolidé de toutes les délégations qui se traduit par une augmentation moyenne de 4,6 % en 2015. Alors que dans certaines délégations aucune augmentation n’est intervenue (les prix sont supérieurs à la moyenne du marché selon la méthode salariale en 27 Délégations), d’autres ont bénéficié d’une augmentation (65 avaient une hausse moyenne de 6,5 %). Les données par groupe sont indisponibles, toutes les données fournies étant basées sur les moyennes par délégation. Le retard de révision salariale a été en grande partie résorbé. Concernant les équivalences, notamment avec les Nations Unies, le CLPHU soulève à nouveau la question. Le SEAE a répondu que la même équivalence avec les Nations Unies existait dans la méthode précédente. Néanmoins, cela fera l’objet d’une nouvelle concertation avec l’Administration des Nations Unies afin de vérifier que les équivalences soient effectivement correctes.

RECAMAL

La mise à jour de la plate-forme IT est en cours, mais l’Administration n’est pas en mesure de fournir un calendrier, certains modules compliqués prenant plus de temps à développer que prévu.
2 http://intragate.ec.europa.eu/admcorner/eudelguide/policy.cfm?pid=3643
3 https://myintracomm.ec.europa.eu/hr admin/en/sicknessinsurance/Pages/form.aspx

De nouveaux modules sont créés pour les produits pharmaceutiques, avec la possibilité d’ajouter des éléments non inclus dans le cadre d’une demande spécifique.Le résultat de la réunion du Comité RECAMAL/17 novembre 2016 : depuis la  dernière réunion, 9 plaintes ont été reçues de 8 délégations. Tandis que certaines ont été clôturées de manière satisfaisante, d’autres ont été rejetées pour non-respect de la réglementation. Si les représentants du personnel désapprouvent la décision de l’Administration, le dossier est transmis à l’AIPN pour examen final. Les agents locaux devraient respecter scrupuleusement les règles, en particulier lorsqu’une autorisation préalable est exigée. Le siège a demandé aux chefs d’administration de fournir des détails sur les coûts des services médicaux dans les différents lieux d’affectation. Ce document servira de base afin d’établir les plafonds de remboursement. Chaque délégation est invitée à vérifier auprès de sa hiérarchie respective si les enquêtes ont été complétées et transmises au siège. À la suite, l’Administration entend procéder à une reconstruction majeure du RECAMAL en concertation avec les syndicats. La proposition de l’Administration est actuellement en cours d’élaboration alors que les discussions sont prévues pour le début de l’année 2017.

AGENTS CONTRACTUELS

La DG DEVCO a reconnu que garantir des perspectives de carrière aux AC en délégation (en particulier les GF IV), sur base des compétences et du mérite, constituait un sujet important en matière de gestion des ressources humaines. Le CLPHU a discuté, avec la DG DEVCO et la DG HR, des modalités de mise en oeuvre des postes de chef d’équipe (Team Leader – TL) qui seront accessibles aux AC dès que les nouvelles dispositions générales d’exécution (DGE) entreront en vigueur. Le CLPHU suggère la mise en place d’un système semblable à celui des Senior Experts pour les fonctionnaires. Lors de l’accès à ce type de poste, un reclassement au grade supérieur devrait être attribué, à raison du niveau croissant de responsabilité tel que prévu par la description du poste. Le CLPHU insiste sur la nécessité de garantir la transparence de publication de ces postes et l’attribution d’un budget supplémentaire garantissant les reclassements correspondants.

AST EN DELEGATION

Les perspectives de carrière AST en délégation ont été discutées avec le SEAE, la DG DEVCO et NEAR. Il a en particulier été fait référence au processus de restructuration dans les délégations, ce qui semble conduire à une réduction importante des postes AST (jusqu’à présent normalement nommés à des postes de chef de section adjoint). Les conséquences pourraient conduire à une réduction progressive des postes AST et leurs perspectives de carrière en délégation, limitant cette catégorie au siège. Pourtant, ni les concours internes, ni les perspectives de carrière autres que la certification ne sont accessibles aux AST (à la fois au siège et dans les délégations). DG DEVCO a nié le développement d’une telle politique bien que les données relatives à ces postes AST à la DG DEVCO tendent à confirmer cette tendance. Ainsi, cette «non-politique» a un impact important sur le nombre de postes AST en délégation, réduisant ainsi les perspectives de carrière.

Concernant la procédure de certification, un point a été soulevé relatif aux instructions internes diffusées au sein de la DG DEVCO sur l’attribution, par les chefs de section, de la proportion de tâches correspondant aux fonctions AD réalisée par chaque candidat à l’exercice de certification. Plusieurs collègues se sont plaints de la manière dont ces instructions ont été mises en oeuvre, y compris le manque de transparence lors de l’étape du CDR. La DG DEVCO a indiqué que ce n’est que l’un des nombreux critères permettant d’évaluer le potentiel des candidats internes à la certification. Dans une réunion ultérieure avec la DG HR, le CLPHU a été rassuré sur le fait qu’il n’y a pas de politique délibérée visant à réduire les AST en délégation, mais ils ont néanmoins accepté d’examiner de plus près la situation actuelle des AST. Aucune information sur les concours internes pour les fonctionnaires AST n’a été donnée. Il semblerait que les services du siège ait une connaissance limitée des tâches et responsabilités liées aux postes de chef de section adjoint souvent assurées par les AST en délégation. À cet égard, de nouvelles mesures et un dialogue amélioré avec la DG HR semble important pour obtenir une reconnaissance de la performance des AST en vue de la promotion et de l’exercice de certification.

PROCHAINE PLENIERE

La prochaine réunion plénière du CLPHU aura lieu à Bruxelles du 27 au 31 mars. L’ordre du jour sera diffusé au préalable. N’hésitez surtout pas à partager vos commentaires avec les membres du CLPHU en nous contactant à la boîte fonctionnelle du CLPHU :
REP-PERS-CLP-HORS-UNION@ec.europa.eu

CLP HU Président : Stefano Varriale
CLP HU Bureau: Dimitrije Stankovič, Laura Zampetti, Hang Nguyen, Alessandro Campo, Helen Conefrey, Sunil Kumar, Alessandro Liamine, Stephanie Tse Hasancebi
CLP HU Membres : Julia Jacoby, Andrea Janoha, Francesco Torcoli, Jose Morgado, Jaime Royo Olid, Eyal Inbar, Oriana Gargiulo, Alphonse Kassongo Kingombe, Carlos Abaitua Zarza, John Barker, Ana Margarida Tome de Freitas, Ranjan Shrestha, Modupe Omopintmemi, Nicholas Taylor, Jean-François Loubere, Natalija Dolya, Karoly Soos, Christian Raitz Von Frentz, Jordi Carrasco Munoz Prats.

Adresse :
Pour le courrier : J 70 – 1/243
Pour les visiteurs : Rue Joseph II 70, B-1049 Bruxelles – Belgique – Bureau JII 70 – Bat. D – 1/243 Téléphone : (+32-2) 29.51354 / Fax : 29.64219 Internet : www.cc.cec/fpfis/blogs/clp-hu-lsc/
E-mail : REP PERS CLP H. U. – REP-PERS-CLP-HORS-UNION@ec.europa.eu
Président : Stefano VARRIALE – Stefano.Varriale@eeas.europa.eu